Cognibox est un logiciel hébergé sur le Cloud qui permet de gérer la conformité efficacement, selon les meilleures pratiques de l’industrie. Utilisé dans plus de 30 pays, Cognibox aide les plus grandes corporations à gérer les risques liés à la sous-traitance spécifiques à leur secteur d’activité.

Cognibox simplifie le processus de conformité en vous évitant de multiplier et de dupliquer l’information à soumettre à vos donneurs d’ordres. Cognibox offre aussi à ses membres sous-traitants un réseau et une visibilité propices au développement des affaires dans leurs domaines de spécialisation.

Les informations inscrites dans Cognibox sont enregistrées dans des serveurs hautement performants répondant aux plus grandes normes de sécurité. Ces informations sont rendues visibles qu’aux donneurs d’ordres auxquels vous aurez préalablement autorisé l’accès. Elles permettent aux donneurs d’ordres de valider si votre entreprise répond à ses exigences.

Seuls les donneurs d’ordres avec lesquels vous décidez de partager votre profil d’entreprise ont accès à vos informations. Il est à noter que les donneurs d’ordres n’ont toutefois pas accès aux données personnelles de vos employés (date de naissance, coordonnées, etc.). Toutes vos informations sont également visibles aux agents du service à la clientèle de Cognibox pour assurer un suivi efficace de chaque dossier. Pour plus d’informations, référez-vous à la Politique de Cognibox relative à la protection des données personnelles.

La plateforme Cognibox répond aux plus hautes normes de sécurité. L’équipe technique de Cognibox effectue fréquemment des audits de sécurité pour garantir la sécurité continue de l’application. Les mots de passe Cognibox sont encryptés conformément aux meilleures pratiques de l’industrie. Cognibox bloque l’accès à un compte après 10 tentatives de connexion avec un mot de passe incorrect. Les données personnelles sont protégées au moyen de mesures de sécurité correspondant à leur degré de sensibilité, y compris la protection contre le traitement non autorisé ou illicite et contre la perte accidentelle, la destruction ou l’endommagement, par des mesures techniques ou organisationnelles appropriées. Pour plus d’informations, référez-vous à la Politique de Cognibox relative à la protection des données personnelles.

En tant qu’entreprise sous-traitante, Cognibox vous permet de :

–  Connaître rapidement les exigences de chaque donneur d’ordres
–  Obtenir une interface pour la gestion individuelle et complète de vos employés
–  Voir le profil des compétences de chacun de vos employés pour assigner une tâche à la bonne personne
–  Gérer simplement et à temps les échéances des formations et des certifications grâce au système d’alerte
–  Accéder directement aux formations en ligne (e-learning) reconnues par votre donneur d’ordres

CogniSafe est un outil intégré qui veille à assurer la sécurité des travailleurs et à minimiser le risque de transmission de la COVID-19.

En savoir plus sur CogniSafe >

Le module CogniSafe est disponible dans Cognibox à même le profil des sous-traitants. Ce module peut aussi être ajouté au profil des donneurs d’ordres.

L’application Cognibox peut être téléchargé sur votre téléphone cellulaire, votre tablette ou votre ordinateur à partir de Google Play, et inclut le questionnaire de dépistage quotidien.

Cognibox accompagne les plus grandes corporations afin d’assurer la conformité de leurs sous-traitants.

L’entreprise pour laquelle vous effectuez des travaux utilise Cognibox pour gérer les sous-traitants qui entrent sur ses installations. Vous devez donc vous aussi adhérer à Cognibox puisqu’il est désormais nécessaire d’être qualifié dans Cognibox pour travailler pour ce client.

Les principales étapes pour qualifier votre entreprise dans Cognibox sont : s’abonner, remplir le questionnaire, fournir les documents demandés, ajouter vos employés et les former selon les exigences de votre donneur d’ordres.

Visionnez la vidéo ci-dessous pour en savoir plus sur le processus d’adhésion à Cognibox :

À partir du courriel d’invitation, cliquez sur le lien et suivez les étapes pour compléter votre profil d’entreprise et créer votre compte Cognibox. Si vous n’avez pas reçu de courriel d’invitation, cliquez ici.

Seuls les sous-traitants invités par leurs donneurs d’ordres reçoivent une demande d’adhésion à Cognibox. Vous pouvez néanmoins soumettre une demande via ce formulaire. Un agent du service à la clientèle de Cognibox soumettra votre profil à des donneurs d’ordres. Si l’un d’eux approuve votre demande, un courriel d’invitation vous sera acheminé.

L’abonnement annuel des entreprises sous-traitants est basé sur le nombre total d’employés de l'entreprise.

Il s’agit de frais annuels pour chaque relation additionnelle avec un donneur d’ordres, applicable dès la deuxième relation. Des exceptions peuvent s’appliquer.

La facturation a lieu une fois par année et se produit lors de votre abonnement initial ou lors de votre renouvellement. Le paiement s’effectue en un seul versement et est non remboursable.

Si, en cours d’année, un changement survient au niveau de votre abonnement, par exemple un changement de catégorie d’employés, vous serez facturé au prorata du nombre de jours restants à votre abonnement.

Le paiement est nécessaire afin d’afficher votre entreprise dans Cognibox. Suite à la réception de votre paiement, votre dossier sera ensuite attribué à un agent du service à la clientèle qui fera le suivi et vous accompagnera dans chaque étape de la qualification. Puisque vous êtes à la première étape du processus et que votre dossier est incomplet, vous êtes néanmoins visible auprès des donneurs d’ordres utilisateurs de Cognibox.

Le statut SUSPENDU signifie que le sous-traitant n’a pas renouvelé son abonnement à Cognibox. Ses informations demeurent actives dans le système, mais redeviendront accessibles par le sous-traitant et par les donneurs d’ordres uniquement après le renouvellement. Puisque le sous-traitant n’est plus membre de Cognibox, les agents de guérite ne peuvent plus vérifier s’il a les requis nécessaires pour accéder au site et y performer des travaux. Dans ce cas, veuillez communiquer avec notre équipe du service à la clientèle au 1 877 746-5653.

Cliquez ici pour aller à la page Web du sceau Cognibox.

Le processus de qualification consiste à compléter le questionnaire spécifique à chaque donneur d’ordres pour lequel vous devez vous qualifier et à transmettre plusieurs documents (certificats d’assurance, programmes de prévention, preuves de formation, etc.) nécessaires à l’étude de votre dossier.

C’est par le processus de qualification que les donneurs d’ordres valident que les sous-traitants travaillant sur leurs sites répondent à leurs exigences, entre autres en matière de santé, sécurité et environnement.

L’un de vos clients pour lequel vous effectuez des travaux utilise Cognibox pour gérer les sous-traitants qui entrent dans ses installations. Cognibox permet à l’entreprise donneur d’ordres de gérer la conformité de ses sous-traitants afin de s’assurer qu’elle fait toujours affaire avec des sous-traitants qui respectent leurs exigences, notamment en matière de santé-sécurité et environnement.

C’est via Cognibox que le donneur d’ordres étudie le profil de chacun de ses sous-traitants et assigne ses contrats. Pour obtenir des contrats de travail chez un donneur d’ordres, vous devez en premier lieu être abonné à Cognibox et y qualifier votre entreprise en répondant au questionnaire spécifique à ce donneur d’ordres.

La requalification s’applique uniquement aux entreprises sous-traitantes. La requalification se fait normalement à la date anniversaire de l’abonnement. Un courriel est envoyé 30 jours avant cette date pour vous informer qu’une mise à jour de votre dossier est requise. Si vous n’effectuez pas la mise à jour avant la date limite, votre dossier d’entreprise passera au statut EXPIRÉ.

Le statut de qualification EXPIRÉ signifie que le sous-traitant répond ou a déjà répondu aux critères du donneur d’ordres, mais que sa qualification a atteint la date d’échéance établie et n’est plus valide. Si vous désirez continuer à effectuer des travaux chez le donneur d’ordres, vous devez mettre à jour votre dossier et compléter le processus de requalification.

Répondre aux exigences de conformité d’un donneur d’ordres demande du temps, surtout lorsque vous travaillez pour plusieurs d’entre eux.

Avec le programme Avantage, nos experts en conformité prennent en charge chaque étape du processus de qualification pour vous, incluant :

• La révision et la complétion des questionnaires de qualification
• La collecte des documents cruciaux tels que les certificats d'assurance et les preuves de conformité directement à la source
• La mise à jour des données et statistiques de sécurité pour le maintien de la qualification

En savoir plus >

Cliquez sur le lien ci-dessous pour voir la procédure à suivre afin d’accéder à votre certification de qualification.

Télécharger mon certificat de qualification sur Cognibox

Vous pouvez acheter plus de trois cents formations en ligne (SST et les accueils des donneurs d’ordres) directement dans Cognibox.

Accéder au catalogue de formations E-Learning >

Deux options vous sont offertes :

Dans le module E-Learning de Cognibox, à la section Catalogue, sélectionnez la formation qui vous intéresse et cliquez sur Plan de cours. Vous y trouverez tous les détails de la formation, y compris la liste des donneurs d’ordres qui reconnaissent cette formation.

Ou

Dans le module E-Learning de Cognibox, à la section Catalogue, choisissez un donneur d’ordres via le menu de gauche. Toutes les formations s’affichant à l’écran sont automatiquement reconnues par ce donneur d’ordres.

Cette situation survient lorsque plusieurs employés se partagent la même adresse courriel. Veuillez contacter notre équipe du service à la clientèle qui reliera les employés ayant le même courriel. Vous serez ensuite en mesure d’assigner la formation à qui de droit.
Communiquer avec le service à la clientèle

Les attestations (preuves) de réussite E-Learning sont disponibles directement dans le module EM, par employé, via la section Action.

Les employés ont accès à leurs formations dans le module E-Learning à la section Mes formations. Les formations à faire, en cours et complétées s’affichent.

Pour débuter une formation, l’employé doit cliquer sur l’image de la formation soauhaitée, activer le son de son ordinateur et suivre les étapes proposées à l’écran.

Nous vous proposons les options suivantes pour régler ce problème :

1. Si la fenêtre ci-dessous s’affiche, cliquer sur le bouton pour autoriser le navigateur à ouvrir la formation dans une nouvelle fenêtre. Vous aurez ensuite accès à la formation.

2. Votre navigateur est peut-être programmé pour bloquer les « pop-up ». Veuillez désactiver le bloqueur de « pop-up ».

3. Il est possible que le lecteur Flash (Flash Player) ne soit pas activé dans votre navigateur Internet, spécialement si vous utilisez Google Chrome. Pour remédier à la situation, nous vous conseillons de réactiver le lecteur Flash.

Si le problème persiste, veuillez contacter notre équipe.

L’arrivée de la nouvelle règlementation reliée à la protection des données personnelles (GDPR) nous oblige à modifier le processus d’assignation aux formations E-Learning, afin de respecter les meilleures pratiques en matière de gestion de l’information.

L’objectif de ce nouveau règlement est de redonner aux travailleurs le contrôle lié à la divulgation de leurs données personnelles. Ainsi, il est désormais obligatoire pour Cognibox d’envoyer les accès pour une formation directement à l’employé afin que ce dernier donne à Cognibox son consentement relié au traitement de ses données personnelles, car celles-ci sont stockées dans Cognibox. Ce règlement ne vous permet plus, même si vous êtes le patron de l’employé, de donner le consentement à sa place.

Nous vous proposons de créer une adresse courriel gratuitement à partir de l’un des trois fournisseurs ci-dessous. Cliquez sur l’un des liens et suivez les étapes proposées.
1- Hotmail (Outlook)
2- Gmail
3- Proton