Standard pour la gestion des sous-traitants

Présentation de Cognibox

La conformité de la chaine d’approvisionnement demeure un des grands défis auxquels sont confrontées les entreprises. Toutes les organisations, petites ou grandes, avec qui nous travaillons, visent les plus hauts standards. C’est pourquoi elles s’en remettent à l’expérience et à l’expertise de plus de 100 professionnels qui composent l’équipe Cognibox depuis maintenant plus de 40 ans.

Leader de la gestion du risque et de la conformité des sous-traitants, Cognibox propose l’une des solutions les plus complètes et flexibles sur le marché. Plus de 250 clients en Amérique du Nord utilisent Cognibox afin de gérer les risques de la sous-traitance spécifiques à leur secteur d’activité. Cette solution combine à la fois l’expertise, le logiciel, la formation et un service complet d’impartition, incluant le soutien administratif.

La communauté Cognibox compte aujourd’hui plus de 200 000 membres — sous-traitants et employés de sous-traitants — ce qui permet aux donneurs d’ordres de travailler avec les sous-traitants et fournisseurs les plus performants de leur industrie dans les domaines de la santé et sécurité au travail, de l’environnement, du développement durable, de la qualité et de la conformité règlementaire.

Objectifs d’utilisation d’un système de gestion de la sous-traitance :

Viser à éviter toute blessure au travail, jour après jour.
Travailler à l’élimination de toutes les maladies professionnelles et les incidents grâce à un encadrement efficace des employés des sous-traitants.
Promouvoir les objectifs en santé et sécurité dans la conception, la planification, la formation préalable, et l’exécution des travaux autant interne qu’externe.
Renforcer les bonnes pratiques des sous-traitants et cibler les faiblesses afin de mettre en place un plan d’action continu.
Protéger l’environnement des dommages causés par la négligence.
Travailler avec les meilleures entreprises et répondre aux normes.
Audits – assurer la protection des entreprises.
Protéger la réputation de l’entreprise en évitant les accidents.

Utilisation de Cognibox par les différents départements

Départements
Informations générales

Général

Acheteur/approvisionnement

Chargé de projets

Conseiller/responsable SST

Agent de sécurité

Responsable en environnement

Gestionnaire de projet de l’entrepreneur

Le donneur d’ordres a la responsabilité de s’assurer que les sous-traitants ont les compétences nécessaires pour venir travailler de façon sécuritaire sur leur site. De cette façon, le donneur d’ordres a mis en place plusieurs outils pour s’assurer de la conformité de ses sous-traitants incluant un questionnaire et le processus suivant.

Le rôle de l’administrateur du contrat est de s’assurer que le sous-traitant qui est choisi pour faire les travaux respecte les critères minimaux des requis d’assurance du donneur d’ordres et que le sous-traitant a un ratio adéquat en santé et en sécurité. Pour ce faire, l’administrateur vérifie dans Cognibox que le sous-traitant a le statut « qualifié » et clique sur l’onglet « information » pour voir les ratios de ce dernier. Si le sous-traitant n’est pas encore créé dans le système, l’administrateur devra faire une demande au chargé de comptes Cognibox pour qu’il soit invité à l’être. L’administrateur travaille de concert avec les autres départements pour s’assurer que les sous-traitants sont qualifiés pendant la durée des travaux. Si des éléments sortent de l’ordinaire, il pourrait être amené à prendre des décisions sur les certificats d’assurance de sous-traitants qui ne veulent pas se conformer aux exigences minimales pour des raisons diverses.

L’administrateur (acheteur/approvisionnement) du contrat est responsable de :

Exiger que les sous-traitants soient membres de Cognibox : au départ à partir d’une liste fournie par les achats, issue de la liste des sous-traitants pour lesquels des bons de commande ont été émis dans la dernière année et ensuite en continu lorsque de nouveaux sous-traitants sont invités à travailler pour l’entreprise. Les OPÉRATIONS devront aussi partager l’information quant au recours à de nouveaux fournisseurs.
Consulter Cognibox pour s’assurer que le sous-traitant à qui on donne des contrats est qualifié.

Communiquer avec le responsable HSE pour toute situation problématique.
Définir le niveau d’assurance requis pour les sous-traitants et s’assurer que le certificat est à jour dans Cognibox (pas de statut refusé);

Prendre des décisions sur les certificats d’assurance qui sont mis en analyse.

S’assurer de sélectionner les sous-traitants ayant les meilleurs ratios en santé et sécurité (onglet sommaire).

Le chargé de projets est responsable du bon déroulement des travaux sur les sites du donneur d’ordres pour les sous-traitants qui travaillent dans son département. Il doit s’assurer que ces derniers sont qualifiés dans Cognibox et que leurs employés ont suivi les formations requises pour effectuer les travaux, à l’aide du module « employé » de Cognibox ou du module « Analyse et travaux », le cas échéant. Au besoin, il évalue les travaux effectués à la fin du contrat à l’aide du module « performance ».

Le gestionnaire/chargé de projet est responsable de :

S’assurer de la conformité de l’entrepreneur aux exigences contractuelles et prendre des mesures correctives dans les cas de non-conformité.
Aviser l’entrepreneur des dangers sur le chantier qui pourraient avoir une incidence sur son travail.
S’assurer que tous les sous-traitants qui viennent travailler sur les sites sont qualifiés pendant la durée des travaux.

Communiquer avec le responsable HSE si des anomalies sont détectées pour un sous-traitant.
Faire des vérifications continues pour s’assurer que les employés qui effectuent des travaux ont toutes les compétences et les formations requises pour le faire.
Créer les tâches, le cas échéant, selon les besoins spécifiques des travaux à effectuer.
S’assurer, si requis, que les employés du sous-traitant sont affectés à une tâche avant de venir sur les sites.
Évaluer les travaux à la fin du contrat à l’aide d’un questionnaire d’évaluation (voir module PE).

Le conseiller SST doit s’assurer que les sous-traitants qui se présentent sur les sites respectent les barèmes établis dans les critères de validation du questionnaire et des documents. Au besoin, il communique avec le chargé de comptes Cognibox pour avoir davantage d’informations sur les éléments « en analyse » sur lesquels il doit prendre des décisions. Il s’assure aussi que les chargés de projets ont les informations nécessaires leur permettant de gérer les sous-traitants qui doivent se rendre sur les sites.

Le conseiller/responsable SST est responsable de :

Effectuer l’évaluation des documents et des questions de préqualification des entrepreneurs et classer les entrepreneurs.
S’assurer que tous les sous-traitants qui viennent travailler sur les sites sont qualifiés pendant la durée des travaux.

S’assurer que les règles de sécurité sont suivies par les employés.
Vérifier que les procédures internes sont respectées par les chargés de projets.
Effectuer des vérifications continues de la conformité des entrepreneurs.
Communiquer avec le responsable Cognibox pour toute situation problématique.
Vérifier les tâches créées par les chargés de projets, le cas échéant, pour s’assurer que les requis sont cohérents avec les travaux à effectuer.

L’agent de sécurité s’assure de ne laisser entrer que les sous-traitants qui sont qualifiés et, le cas échéant, qui ont suivi les formations d’accueil nécessaires. Au besoin, il communique avec le chargé de projets ou le conseiller SST pour lui mentionner les sous-traitants bloqués.

L’agent de sécurité est responsable de :

Vérifier que les sous-traitants sont qualifiés avant d’entrer sur les sites.

Vérifier que les employés des sous-traitants ont fait la formation d’accueil, le cas échéant.

Le responsable en environnement est responsable de :

Vérifier dans Cognibox les questions et les documents en environnement qui ont été mis en analyse pour les sous-traitants qui sont problématiques.
Définir les règles applicables au niveau environnemental et s’assurer qu’elles soient communiquées aux sous-traitants.

Le gestionnaire de projet de l’entrepreneur est responsable de :

Se conformer aux exigences de formation des employés telles qu’identifiées par le chargé de projet dans la tâche créée.
Respecter les exigences minimales d’assurance demandées par le client.
Remplir et maintenir à jour son questionnaire et ses documents.
S’assurer que les employés ont des formations valides et à jour.
Maintenir la personne-ressource et les informations de la compagnie à jour.
Aviser le client de tout changement majeur qui affecterait le travail effectué chez le client (accidents majeurs, accidents environnementaux, vente/faillite de la compagnie, etc.).

Bonnes pratiques à promouvoir avant et pendant les travaux

Guide des modules

Tableau des rôles selon les positions

Tableau des changements

Tableau du processus de gestion des sous-traitants

Statuts de qualification

Valeurs à promouvoir au sein de l’organisation

Bonnes pratiques :

Réunion préalable à la présentation de soumissions - L'entrepreneur doit tenir compte de la sécurité lors de la planification préalable avant la présentation de sa soumission, au même titre que les autres aspects à considérer à ce stade pour préparer son dossier de soumission.
Planification préalable à l'octroi du contrat - La planification écrite préalable aux travaux est une des étapes préliminaires les plus importantes pour parvenir à un environnement de travail sans accidents. À ce stade, le responsable du contrat doit s'assurer que les plans de sécurité, l'équipement, les outils, les machines et les articles de protection individuelle respectent entièrement les règles et la réglementation applicable. Le module AT de Cognibox permet de garder une trace et de simplifier la gestion de cette planification.
Le plan de sécurité doit comprendre de l'information sur la manière de gérer le projet pour maintenir des conditions de travail sans danger. La planification préalable aux travaux servira à évaluer le plan de sécurité et à y apporter des ajouts ou des modifications.
Programme de signalement d'accidents et de conduite d'enquête - Ce programme joue un rôle essentiel pour ce qui est d'assurer l'identification, l'évaluation et l'élimination des dangers possibles sur le lieu de travail. Ce programme doit être abordé lors de la réunion préalable aux travaux et doit être appliqué tout au long du projet.
Liste de contacts du service d'urgence - La liste des personnes à appeler doit indiquer quel service d'urgence et qui appeler en cas de blessure ou de situation comportant des risques ; cette liste doit être affichée, le cas échéant. Les exercices d’entraînement simulant une situation d’urgence constituent un moyen efficace de faire connaître les modalités du plan.
Plan d'intervention d'urgence - Le lieu de travail doit élaborer un plan d’intervention d’urgence écrit pour les situations d’urgence possibles. Ce plan décrit les mesures à suivre en cas d'incendie/explosion, de tornade/ouragan, de menace à la bombe, de déversement de produits chimiques, de tremblement de terre, d'inondation et d'autres catastrophes locales, selon le cas. Le plan d'intervention devrait également indiquer comment ces divers dangers seront communiqués aux employés sur place. Le fournisseur de services d'urgence local doit être invité sur les lieux pour passer en revue le plan d'intervention d'urgence.
Plan des lieux (aux fins de la sécurité) - Un plan des lieux doit être élaboré et affiché à divers endroits. Sur ce plan devraient être indiqués toutes les entrées et sorties, les points de rassemblement en cas d'urgence, l'emplacement des DEA, les toilettes et les endroits où se trouvent les trousses de premiers soins.

Apprenez-en plus sur les différents modules de Cognibox avec notre Guide complet :

Pour en apprendre davantage sur l’utilisation de ces modules, référez-vous aux guides d’utilisateur disponibles dans la section « Aide et documentation » de la plateforme.

Module QF – Qualification des entreprises

Module EM – Conformité des employés

Module AT – Analyse et travaux

Module PE – Évaluation de la performance

Tableau récapitulatif des rôles

Retrouvez un résumé de l’ensemble des statuts de qualification de Cognibox dans l’onglet « Aide et documentation » du portail.

Considération - Aucun travail, aussi important ou urgent soit-il, ne peut justifier de raccourcis au chapitre de la sécurité.
Leadership – Prêcher par l’exemple envoie un message plus fort que n’importe quelle procédure.
Responsabilité – La sécurité de soi et d’autrui prennent leur source dans les gestes individuels de chacun.
Collaboration - La sécurité est une responsabilité partagée par tous.

Processus de qualification de vos sous-traitants dans Cognibox

Invitation d’un sous-traitant au système Cognibox

Suivis de dossier par Cognibox

Module EM

Suivi du certificat d’assurance et du certificat WSIB

Maintenance de la qualification

Renouvellement

Le donneur d’ordre (Approvisionnement/SSE) ou le sous-traitant, dans certains cas, envoie une demande au responsable du compte de Cognibox pour qualifier un nouvel entrepreneur. Cliquez ici pour voir la page d’inscription des sous-traitants.

Deux cas de figure sont possibles :

L’entrepreneur n’est pas déjà membre Cognibox.

Envoi de l’invitation à s’abonner. Notez que le paiement doit être effectué avant que le sous-traitant n’ait accès au dossier. L'approbation pour l'ajout de nouveaux sous-traitants passe par le donneur d'ordres dans certain cas.
Ajout du questionnaire au dossier du sous-traitant.
Début du processus de qualification.

L’entrepreneur est déjà membre Cognibox.

Invitation envoyée à se qualifier au sous-traitant. Notez qu’il n’y a pas de frais supplémentaires pour ajouter un client à un compte déjà existant s’il est déjà sur la grille tarifaire standard.
Début du processus de qualification.

Entrepreneur non-membre Cognibox

À la suite de l’invitation envoyée par le chargé de comptes Cognibox -voir procédure pour l’invitation d’un sous-traitant- l’entrepreneur reçoit un courriel automatique du système lui mentionnant qu’il doit se qualifier pour son client.
Ensuite, l’agent Cognibox responsable du dossier communique avec l’entrepreneur (courriel + appel) pour lui faire savoir que le donneur d’ordres demande sa qualification.
Le sous-traitant a un maximum de quatre (4) suivis pour s’abonner, si ce n’est toujours pas le cas au bout de ces quatre (4) suivis, il est mis « en escalade » par l’agent, il reçoit un courriel du système l’avisant de la cessation des suivis et il est informé qu’il ne recevra plus d’appel de notre part par son agent.
Lorsque le sous-traitant s’abonne, il devient un membre Cognibox (voir Entrepreneur membre Cognibox pour la suite de la procédure).

Si l’entrepreneur mentionne ne pas vouloir s’abonner, l’agent met le statut « en escalade » afin que le donneur d’ordres le voie dans son rapport hebdomadaire envoyé par son chargé de comptes Cognibox.

Entrepreneur membre Cognibox

L’agent responsable appelle l’entrepreneur chaque semaine pour l’aider à se qualifier jusqu’à concurrence de six (7) suivis.
Une fois le dossier complété, l’agent valide le dossier (notez que le statut en suspens (Orange) veut dire que la question ou le document n’a pas encore été vérifié par l’agent au dossier).

a) Si tout est conforme aux critères du donneur d’ordres, l’entrepreneur est qualifié.
b) Si les réponses ou les documents ne répondent pas aux critères, l’agent refusera la question ou le document (Rouge).
c) Si un document est expiré (Bleu), le sous-traitant devra le réémettre pour acquérir la qualification.
d) S’il y a quelque chose qui sort des normes dont vous voulez être mis au courant, il est mis en analyse (Mauve) et transmis au responsable du donneur d’ordres par l’entremise du rapport envoyé chaque semaine par le chargé de comptes Cognibox pour une prise de décision.

a) L’entrepreneur envoie le nom complet, la date de naissance, le courriel ainsi que le formulaire de partage des renseignements personnels de l’employé qui doit être créé à documents@cognibox.com;

b) Toutes les formations des employés doivent être envoyées documents@cognibox.com pour qu’elles soient ajoutées à leur profil. Il y a un délai de 72 heures ouvrables pour le traitement de l’information. Notez que si l’employé suit des formations en ligne offertes via Cognibox son dossier sera automatiquement mis à jour lors de la réussite de la formation. Pour les formations données par une autre firme, l’envoi d’une preuve de formation ou d’une liste de présences est nécessaire pour que le dossier de l’employé soit mis à jour.

c) Si l’entrepreneur partage ses renseignements, le donneur d’ordres aura accès au profil de l’employé.

Notez que le sous-traitant a maintenant la capacité de créer lui-même ses employés pour leur assigner des formations, mais qu’il devra quand même contacter documents@cognibox.com et suivre les étapes pour l’inscription d’un employé pour que ce dernier soit visible pour le donneur d’ordres.

Une fois que l’entrepreneur est qualifié, nous suivrons son certificat d’assurance ou sa « clearance » WSIB si cela est inclus dans l’offre de service du donneur d’ordres.

a) Le système envoie des rappels que le document va échoir 30 jours avant l’expiration et le jour même de l’expiration. Aucun suivi de rappel n’est fait sur l’expiration du document par l’agent de qualification. L’agent ne va faire un suivi que sur des documents qui ont déjà été émis afin de dire au sous-traitant si son certificat n’est pas conforme ou pour le valider, s’il y a lieu.

b) Si le certificat d’assurance est expiré, l’entrepreneur a deux semaines pour en émettre un nouveau. Si dans ces deux semaines tampons, il fournit un nouveau certificat, mais qu’il n’est pas conforme, il conserve sa qualification et le certificat d’assurance est refusé. L’agent lui mentionne les raisons du refus par courriel.

c) Si le certificat de l’entrepreneur n’est pas conforme deux semaines après son expiration, le sous-traitant est disqualifié (statut refusé) pour son document non conforme. Il devra émettre un certificat valide et complet pour retrouver sa qualification. L’agent cesse alors les suivis.

d) Le donneur d’ordres doit relancer le sous-traitant pour qu’il émette un certificat valide s’il constate qu’il n’est pas qualifié et qu’il doit entrer sur les sites.

Notez qu’en tout temps, lors de la réémission d’un certificat d’assurance d’une entreprise qui était qualifiée, l’agent au dossier va vérifier le certificat d’assurance, même après que le certificat soit expiré ou qu’il ait été réémis plusieurs fois. Dès qu’un certificat est émis, l’agent au dossier est avisé et a 72h pour valider ou refuser le certificat.

a) Un mois avant la fin de la qualification, le processus de suivi recommence afin que l’entrepreneur ait le temps de compléter les éléments qui sont à mettre à jour, donc qu’il conserve sa qualification.

b) L’agent, tout comme à la qualification, fera des suivis avec le sous-traitant pour qu’il mette à jour son dossier.

c) À contrario de la qualification, l’agent fera cinq (5) suivis avec le sous-traitant pour l’aider à maintenir sa qualification, après quoi le sous-traitant sera mis « en escalation » pour que le donneur d’ordres le voie dans son rapport envoyé par le chargé de comptes Cognibox.

Lorsque le sous-traitant a la mention « Suspendu », « Impayé » et « non-membre », le donneur d’ordres n’a pas accès au compte de l’entrepreneur.

L’entrepreneur reçoit un courriel trente (30) jours, quatorze (14) jours, sept (7) jours avant son renouvellement et le jour même de l’expiration de son abonnement.

L’entrepreneur renouvelle

Le statut de qualification (qualifié, expiré, en suspens, refusé ou conditionnel) est à nouveau visible par le donneur d’ordres.

L’entrepreneur ne renouvelle pas

a) Si L’entrepreneur nous contacte et nous dit qu’il ne veut pas renouveler, son compte redeviendra « non-membre ».

b) Si l’entrepreneur ne nous dit rien, son compte restera « Suspendu » jusqu’à ce que le paiement soit fait.

c) Le responsable du compte vous fera savoir que votre entrepreneur refuse de renouveler le cas échéant.